¿Qué es el VoIP y cómo funciona?

Te explicamos qué es la telefonía VoIP, cómo funciona, sus pros y contras, características e incluso qué mirar si quieres implementarlo en tu empresa.

Porque aunque crees no conocerlo, seguro que ya has usado la tecnología VoIP más de una vez, especialmente si has realizado llamadas entre teléfonos mediante Internet. ¿Quieres saber qué es el VoIP y todo lo que puede ofrecerte? Pues presta atención, porque no es fácil de explicar (y nos lo hemos currado).

¿Qué es VoIP?

VoIP son las siglas de “Voice over Internet Protocol” (en español Protocolo de Voz sobre Internet o Voz sobre IP) y es una tecnología que permite que cualquiera pueda realizar llamadas telefónicas a través de Internet que comenzó a utilizarse de manera más extendida hacia finales de los años 90.

De hecho al hablar sobre qué es VoIP, es normal que el término de IP o dirección IP te suene, ya que es la forma que tienen de comunicarse en Internet los ordenadores, los móviles y prácticamente cualquier dispositivo conectado a la red. Es más, actualmente con el aumento de la banda ancha, la VoIP se ha convertido en la opción definitiva para el servicio telefónico, no solo para grandes empresas sino incluso para las pymes y los consumidores.

¿Y qué tiene de mejor la VoIP que el teléfono normal? Lo primero es el coste económico y a partir de ahí, opciones cómo: contestadores automáticos, grabación de llamadas, identificación de llamadas personalizada, envío de mensajes de voz al correo electrónico y mucho más. Pero primero vamos a explicarte bien cómo funciona este sistema.

¿Las llamadas de WhatsApp son VoIP?

Sí, además de los teléfonos y los sistemas propios dedicados a VoIP de los que hablaremos a continuación, podemos decir que hoy en día la mayoría de las apps que utilizamos para comunicarnos permiten el VoIP. Algunos de los ejemplos más fáciles son WhatsApp y Telegram que permiten realizar las llamadas a través de Internet de un teléfono a otro con VoIP.

¿Cómo funciona la VoIP?

Si pensamos en cómo son las llamadas telefónicas normales (con teléfonos de toda la vida) encontramos que al llamar, nuestras conversaciones se transforman e intercambian mediante pequeños paquetes de datos a través de la red telefónica global. Pues el protocolo de VoIP lo único que hace es convertir las señales telefónicas analógicas en señales digitales que puedan enviarse por Internet ¡Así de simple!

En cuatro sencillos pasos, así es como funciona la VoIP.

• Tu teléfono se conecta al router de tu red local (LAN).
• Cuando marcas un número de teléfono, tu teléfono IP le dice a tu proveedor de servicios VoIP que llame a la otra parte.
• Su servicio de VoIP establece la llamada e intercambia paquetes de datos desde su teléfono IP.
• El teléfono VoIP convierte estas señales digitales en el sonido que puedes escuchar.

Este sistema permite que las llamadas entrantes se conecten automáticamente al teléfono VOIP siempre que esté conectado a Internet. ¿Necesitas irte de viaje al extranjero?¿O quieres montar tu propia oficina en cualquier parte? Llévate tu teléfono VOIP de viaje, y en cualquier lugar donde lo conectes a Internet, podrás recibir tus llamadas. De esta forma, no necesitas tener cobertura y donde quiera que tengas una conexión a Internet de banda ancha, puedes utilizar la VoIP. Como dato, antes os hemos explicado una de las formas en las que funciona la VoIP, concretamente la que utiliza la dirección IP, pero hay otras como la ATA o la conexión directa entre terminales.

Ventajas de la VoIP

Ya sabes lo que es el VoIP e incluso como funciona, así que seguramente estés pensando ya en muchas de las ventajas de este sistema de comunicación por internet. Es verdad que, el VoIP saca todo su potencial en las medianas y grandes empresas, pero no hay que desmerecer que muchas de sus ventajas pueden ser usadas por diferentes tipos de profesionales y especialmente aquellos que teletrabajan.

• Menor coste: Para las grandes empresas, sobre todo las que tienen call centers, los costes telefónicos pueden llegar a ser importantes, y la implementación del VoIP puede llegar a suponer un ahorro de costes de hasta más de un 60%.
• Sonido de alta calidad: Aunque pueda pensarse lo contrario, la calidad de las llamadas por VoIP es notablemente buena, gracias a la banda ancha y el 5G.
• Funciones avanzadas: los sistemas más completos de VoIP cuentan con los asistentes automáticos, grabación de llamadas, gestión de colas de llamadas, llamadas grupales, derivación de llamadas, etc…
• Llame a cualquier parte del mundo: dependiendo de la aplicación o de la empresa que te proporcione el servicio de VoIP, las llamadas pueden ser desde gratuitas hasta 0,1 por minuto en llamadas internacionales.

Desventajas de la VoIP

No todo iba a se de color de rosa y es que el sistema VoIP también tiene sus desventajas. Antes de plantearse adaptar a tu empresa este sistema es importante saberlas y analizar cómo este innovador sistema telefónico puede mejorar tu vida diaria como profesional.

• Necesita una conexión a Internet de alta velocidad: la VoIP no funciona bien con conexiones a Internet por satélite interiores a 3G, ya que para que la calidad de la llamada sea correcta necesitarás al menos 100 kbps (0,1 Mbps) por línea telefónica.
• Limitaciones de los servicios de emergencia: En el improbable caso de que tengas que llamar al 061 desde tu teléfono VoIP, es posible que no puedas hacerlo por las limitaciones del sistema o que tengas que especificar tu ubicación real al teleoperador.

Características de los teléfonos VoIP

Si sigues aquí es que realmente estás interesado en el sistema de teléfonos VoIP, así que vamos a contarte algunas de las características de VoIP más populares para las empresas, pero debes tener en cuenta de que estas funciones de VoIP están disponibles únicamente para el entorno empresarial, donde serán más importantes.

Teleoperador automático

El sistema VoIP te permite ofrecer una imagen profesional con un menú telefónico que reciba las llamadas entrantes. Si alguna vez has llamado a una empresa y has tenido que pulsar el «1» para ventas y el «2» para soporte, ya sabes de lo que hablamos. Este tipo de asistentes automáticos te permite dirigir a los clientes que llaman a la persona o al departamento adecuado a un buzón de voz o a otro lugar fuera del horario comercial.

Aplicaciones móviles y de escritorio

Con el VoIP y sus sistema de comunicaciones en la nube, no perderás llamadas por no estar en la oficina. Varios de los proveedores de servicios VoIP más famosos, ofrecen aplicaciones para el ordenador y dispositivos móviles (para depender del teléfono fijo) para hacer llamadas telefónicas, participar en conferencias telefónicas, intercambiar mensajes de texto y mucho más.

Comunicaciones internas unificadas

Aunque la digitalización está llegando cada vez más a todo tipo de empresas, el sistema de VoIP puede elevar el flujo de trabajo de un equipo, en lugar de utilizar varias aplicaciones diferentes. Con el sistema de llamadas internas es más fácil que los empleados levanten el teléfono y se conecten entre sí.

Cifrado de llamadas y seguridad de la VoIP

Aunque muchos puedan infravalorar la seguridad que ofrecen los sistemas de VoIP es digno de tener en cuenta. Muchas de las llamadas telefónicas que se realizan a diario contienen información confidencial, como números de tarjetas de crédito y conversaciones de recursos humanos, que en malas manos podrían suponer costes millonarios. El sistema de VoIP es muy seguro, incluso cuando los paquetes de datos viajan por Internet, ya que los sistemas de telefonía IP tienen seguridad incorporada para impedir que terceros intervengan sus llamadas.

Grabación de llamadas por VoIP

Otra de las grandes ventajas del teléfono VoIP es la capacidad para grabar las llamadas entre los clientes y el personal. ¿Confías en que tus trabajadores manejan las llamadas con cuidado y precisión? Controla desde las gestiones comerciales con los clientes hasta las más específicas, de tal forma que podrás documentar y almacenar gran parte del día a día de tu empresa. Sacarle provecho ya es tu imaginación.

Consejos para elegir un sistema de VoIP

La buena noticia es que, si quieres introducir los teléfonos de escritorio VoIP en tu empresa, verás que no son caros. Además, si siempre tienes un teléfono móvil o un ordenador de empresa a tu alcance, puede que ni siquiera necesites un teléfono IP fijo. Pero, ¿necesitas realmente un sistema VoIP? Hay algunos factores que hay que tener en cuenta a la hora de decidir si te pasas al servicio de VoIP.

Debes saber que no todos los proveedores VoIP son iguales. Para decidir cuál puede ofrecerte el mejor servicio telefónico comercial, deberás tener en cuenta tanto tus necesidades como tus objetivos actuales y futuros. Algunos de estas necesidades pueden ser:

• Volumen de llamadas entrantes
• Recursos y personal actuales
• Funcionalidad de voz sobre IP
• Necesidades de videoconferencia

Si por ejemplo, tiene un equipo dedicado a llamar a potenciales clientes o a dar soporte a los actuales, el sistema VoIP podría ser un buen candidato para un sistema de telefonía virtual en cuanto a la usabilidad con bajos costes.

La elección de un proveedor de VoIP

Una vez que tengas una idea de las características y los requisitos de VoIP que necesitas, es imprescindible buscar un proveedor de servicios profesional que se ajuste a tu presupuesto y pueda crecer con tu empresa. Por ejemplo, estas son algunas de las cualidades que debe buscar en un proveedor profesional de servicios de telefonía VoIP:

• Fiabilidad probada con un tiempo de inactividad mínimo
• Compatibilidad con su red
• Asistencia en directo disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
• Múltiples centros de datos redundantes
• Experiencia de venta sin presiones
• Servicios profesionales opcionales
• Ejemplos de clientes en un sector similar

Si tenías alguna duda sobre qué es el VoIP, cómo funciona y sus principales aplicaciones y ventajas en el mundo laboral, estamos seguros de que tras leer nuestro artículo ya no las tienes. Porque puede que hace unos años no supiéramos que era el VoIP, pero ahora que lo usamos a diario y casi sin darnos cuenta, es importante saber sobre los múltiples usos que tiene (sobre todo a nivel profesional). Ha sido un placer tenerte en esta clase, la ronda de preguntas empieza ahora en los comentarios ¡No tengas vergüenza!